Проектная технология 4: “Обучение пользователей”

Решения

предложенные решения

• Ранее, на этапе моделирования, была подготовлена процессная модель предприятия, которая уже содержит описание действий пользователей в рамках тех или иных бизнес-процессов.
  
  Также на этом этапе готовились кейсы в демо-базе 1С:ERP, на примере которых, эксперты заказчика знакомились с предлагаемым функционалом системы.
  
  На основе этих материалов и будет вестись обучение всех пользователей новой системы.
  
  Эта работа выглядит следующим образом:
  
  Наш консультант готовит реестр инструкций пользователей, которые должны быть созданы в рамках установленного бюджета проекта. Реестр инструкций согласуется с экспертами заказчика.
  
  Далее консультант, используя информацию из процессной модели и иллюстрации из демо-базы, готовит учебные материалы.
  
  Созданные инструкции передаются на согласование и проверку экспертам заказчика. Задача эксперта, пользуясь учебными материалами и под контролем консультанта, выполнить необходимые действия в демо-базе «1С:ERP». Этим визируется качество учебного материала.
  
  
  Наши рекомендации:
  
  Как показывает наша практика, учебные материалы, которые готовятся традиционным образом в виде текстовых документов, очень плохо воспринимаются пользователями – их практически не читают и не используют в работе.
  
  Своим клиентам мы предлагаем видео инструкции, в которых наш консультант демонстрирует учебный пример и комментирует свои действия в программе. Такой подход позволяет сделать учебные материалы наиболее простыми и наглядным- лучше один раз увидеть, чем семь раз услышать.
  
  Что касается объема разрабатываемых учебных материалов, рекомендуемый нами подход следующий – подробные пошаговые инструкции готовятся только на те процессы, в которые вовлечено наибольшее число низкоквалифицированных пользователей заказчика, для которых требуется детальное изложение необходимых действий в системе. Для остальных процессов в качестве учебных материалов мы можем использовать видео записи учебных уроков, которые консультант будет проводить позже, в рамка программы обучения пользователей.
  
  Если наш заказчик согласен с таким подходом (видео инструкции вместо бумажных документов, записи видеоуроков в качестве дополнительных учебных материалов), то он получит от нас значительную скидку на этап обучения, а само обучение пройдет быстрее и результативнее.
  
  
  После подготовки учебных материалов руководитель проекта с нашей стороны и руководитель проекта со стороны заказчика согласуют график обучения – определяется план уроков, учебные группы пользователей, а также время их обучения. У каждой группы учащихся назначается старший ученик, который контролирует процесс обучения.
  
  
  На каждом уроке наш консультант вначале воспроизводит контрольные примеры из демо-базы, затем эти примеры должны самостоятельно повторить обучаемые сотрудники заказчика. Вопросы, которые возникли в процессе обучения у пользователей, на которые консультант не смог ответить, заносятся в протокол обучения.
  
  По окончании урока старший ученик группы визирует протокол обучения и совместно с консультантом согласуется время повторного обучения – по неразобранным вопросам.
  
  По окончании всех уроков проводится аттестация пользователей – старший ученик группы, совместно с консультантом собеседуют учащихся своей группы и определяют уровень полученных знаний пользователей.
  
  
  Наши рекомендации:
  
  Программа «1С:ERP» – это большая и сложная система. Поэтому на этапе обучения пользователей не стоит ожидать того, что пользователи полностью освоят все предлагаемые им инструменты и смогут сразу самостоятельно работать в системе без дополнительной поддержки. Реалистичные и достижимые цели этапа обучения (с нашей точки зрения) – это:
  
  1. Сделать так чтобы пользователи убедились, что они смогут решать все свои рабочие задачи с помощью новой системы – проверить что на этапе моделирования мы ни о чем не забыли.
  
  2. Снять у пользователей страх перед новой системой – их руками повторить все необходимые действия в программе – так чтобы у них появилась уверенность в своих возможностях.
  
  3. Установить живой контакт между нашими консультантами и пользователями. Пользователи должны убедиться на практике в компетентности консультантов и в том, что в сложной ситуации опытно-промышленной эксплуатации они всегда найдут в них поддержку, а консультанты должны оценить пользователей по их способностям – кто может справиться с работой самостоятельно, а кому нужно особое внимание.
  
  После того как учебная программа пройдена, проект переходит на этап опытно-промышленной эксплуатации.