Проектная технология 1: “Предпроектное обследование и подготовка технико-коммерческого предложения”

Решения

предложенные решения

• Предпроектное обследование является крайне важным этапом проектных работ – здесь мы договариваемся о том, что заказчик получит в итоге проекта автоматизации, сколько это займет времени и сколько это будет стоить заказчику.
  
  Руководители предприятия не всегда знают все проблемы своего бизнеса и их значимость, поэтому предпроектное обследование – это еще и хороший вариант проведения экспресс-аудита сложившихся бизнес-процессов независимыми экспертами.
  
  Предпроектное обследование выглядит следующим образом:
  
  1. Проводится установочное совещание с руководством заказчика для определения ключевых целей проекта автоматизации – какие бизнес-проблемы предприятия должны быть решены после завершения проектных работ.
  Не секрет, что любой процесс реорганизации бизнеса (а проект автоматизации таким процессом безусловно является) ведет к слому или изменению устоявшихся рабочих практик – это не всегда положительно воспринимается участниками работ.
  Поэтому чем весомее будут целевые задачи, тем выше будет мотивация для успешного завершения проекта.
  
  На совещании также определяется список ключевых пользователей системы, которые должны будут участвовать в опросе – цель опроса уточнить целевые задачи до конкретных бизнес-требований со стороны будущих пользователей системы.
  
  2. Согласовывается график опроса. Сотрудникам, участвующим в опросе, направляются анкеты, для того чтобы они смогли подготовиться к разговору. Анкеты также выполняют роль чек-листа, который позволит контролировать процесс сбора
  
  3. Далее проводится опрос сотрудников – мы рекомендуем заказчикам проводить опросы от общего к деталям. Например, нам нужно изучить как работает коммерческая служба предприятия и какие здесь есть ожидания от внедрения новой программы – вначале должна быть проведена встреча с руководителем коммерческой службы, чтобы он определил высокоуровневые требования по службе в целом, затем эти требования уточняются у руководителей отдельных направлений в сбыте, затем работа ведется с ключевыми пользователями-экспертами. Это обеспечивает иерархичность требований к автоматизации и их непротиворечивость.
  
  4. По итогам опроса каждого подразделения готовится итоговый протокол, в котором фиксируется собранная информация. Цель написания протокола – еще раз убедиться, что при сборе информации не было пропусков и все потребности учтены и правильно поняты. Мы рекомендуем заказчикам рассылать эти протоколы всем участникам опроса, чтобы они также проверили собранную информацию.
  
  5. Кроме рассылки протоколов, мы рекомендуем после окончания опроса подразделения еще раз провести встречу с его руководителем, чтобы он проверил требования своих подчиненных и определил их приоритет – не всегда у предприятия есть необходимый бюджет для реализации всех потребностей и в процессе согласования коммерческого предложения исходя из приоритетов задач они могут быть отнесены на следующие очереди работ.
  
  
  Наши рекомендации:
  
  Проект автоматизации – это дорогостоящее мероприятия, поэтому определите для него значимые бизнес-задачи, которые позволят окупить вложения. Примеры подходящих задач:
  
  1. Автоматизировать процесс контроля оборачиваемости складских запасов, чтобы исключить появление неликвидных запасов.
  
  2. Автоматизировать процесс планирование закупок, чтобы исключить срывы в обеспечении производства необходимыми материалами.
  
  3. Автоматизировать процесс контроля качества материалов, полуфабрикат и продукции, чтобы минимизировать убытки предприятия из-за возникающего брака.
  
  4. Автоматизировать контроль обработки запросов клиентов, чтобы исключить уход клиентов из-за несвоевременного предоставления ему коммерческого предложения.
  
  Хорошая задача проекта автоматизации всегда связана с бизнесом, решение этой задачи должно или сократить текущие издержки, исключить или минимизировать убытки, или увеличить продажи предприятия. Такие задачи всегда будут двигать проект вперёд – к их решению.
  
  Правильно и обратное – если в качестве задач проекта автоматизации были выбраны абстрактные проблемы, если большая вероятность что в тот момент, когда станет понятен объем предстоящей работы, проект будет прекращен. При этом существенна часть бюджета вероятно будет уже потрачена.
  
  В рамках нашего предпроектного обследования мы не только фиксируем те задачи, которые нам обозначил заказчик, но и активно ищем какие еще проблемы есть в бизнесе и как мы их можем решить в рамках проекта автоматизации.
  
  После того как был проведен опрос заказчика мы готовим технико-коммерческое предложение на выполнение проектных работ.
  
  После того как технико-коммерческое предложение согласовано заказчиком, осуществляется подготовка проекта договора, который направляется заказчику на согласование и подпись.
  
  Содержание договора в целом соответствует содержанию технико-коммерческого предложения, но может содержать дополнительную информацию по ответственности сторон, условиям расторжения договора, графику оплаты работ и прочему.
  
  После заключения договора начинается этап процессного моделирования.